時間管理のコツ3選&オススメアプリ4選

働き方

 

皆さんはこんな経験ありませんか?

 

予定通りに仕事が進まない・・・

上司に何時間かかってんだよって怒られる・・・

 

この記事を読む事で以下のようなメリットが得られますよ!

 

・時間管理の必要性って?
・時間管理ってどうやって出来るようになるの?
・時間管理を継続するコツって?
・オススメのアプリ5選

 

 

ぜひ最後までお付き合いください!

ではいってみましょう!

 

時間管理の必要性

 

激怒する男性

そもそもなんで時間なんか管理しなきゃならねーんだよ!

と怒鳴り散らす方もいらっしゃるかと思いますので、

・時間には限りがある

・仕事が複雑&多様化

・組織で仕事をする以上切り離せない

 

この3つの観点から深堀していきましょう!

時間には限りがある事

 

1年365日、1日24時間というのは、誰にとっても平等に流れる時間です。

加えて、仕事内容にもよりますが、就業時間にも限りがあります。

限りある時間を計画的に使わなければ、あっという間に一日が終わってしまいます。

 

『限られた時間を有効に、かつ効率よく使う為』

時間管理は必要なのです。

 

仕事が複雑&多様化

 

近年、会議や資料作成、難しい仕様の製品などの複雑な仕事が増えてきています。

 

複雑な仕事だと手順や期限、顧客への確認事項などやる事自体は大量にあります。

 

また、それだけの仕事を1人でできるわけがありません。

いろんな個性の人達と一緒に働くことになります。

 

雇用形態も正社員のみならず、パートやアルバイトといった非正規、フリーランスといった個人事業主のように多様化しています。

 

そうなると、個々の仕事の進捗(進み具合)に影響される場面も多々あるでしょう。

 

1人でやるよりも複数の人数で仕事を進めた方が効率的ですが、その分、不確定要素が増えることになります。

 

『仕事の納期に支障を出さない為に』時間管理が必要なのです。

 

組織で仕事をする以上切り離せない

 

会社という組織に所属している以上、

短時間で、効率よく利益を生み出さなければなりません。

 

いくら利益を生み出せても、ものすごく時間がかかったのでは得られる利益も減ってしまいます。

なぜなら、かかった時間に対して、お給料が発生するからです。

 

つまり、利益を最大化するためには、ある程度の時間管理が必要となります。

 

『組織として最大限の成果を出す為に』時間管理が必要なのです。

 

以上3点の着眼点から、時間管理の必要性について理解してもらえたと思います。

 

時間管理はどうやって出来るようになるか?

 

大事なのは分かったが

どうやって時間管理したらうまくいくのかのぅ・・・

とお考えかと思います。

 

抑えるべきポイントは以下の3点です。

・可視化(見えるようにする)
・優先順位を決める
・期限を設ける

 

それぞれ解説していきましょう!

可視化する

 

可視化、というのは目で見える状態を指します。

可視化する事で、やるべきことが明確になります。

 

あれをやってこれもやって・・・と頭で予定を組みがちですが、

こんなことありませんか?

 

『あれ?これ終わったら何やるんだっけ?』

『この課題はいつまで終わらせるんだっけ?』

 

頭の中に入れた情報はなかなか定着しないものです。

そこで、メモしておくなどの方法で可視化しておけば

これが終わったら次はこれをやる!

その次は・・・これだな♬

とその日にやるべき事が分かるようになり、悩む、思い出すのにかかる時間が大幅に短縮されます。

 

 

メモを取りなさい、と社会人になりたての時に言われますが、きちんと理にかなっているんですよ。

優先順位を決める

 

何をやるかがはっきりしたら、次はどれからやるべきか考えてみましょう。

優先順位をつけて取り組むと、慌ててやる事がなくなります。

結果、ミスが減ったり、効率よく進めることが可能になります。

 

ここで一つ今日の予定を書き出したメモを見てみましょう。

朝の8 : 00 からこの予定に着手するものとしてご覧ください。

 

 Memo

今日の予定

・14 : 00 必要なデータを客先に提出

・10 : 30 ~ 12 : 00 新規案件に関する会議

・16 : 00 客先訪問 2件

 

このメモを見たら大体分かるかと思います。

大体の仕事には何時から何時まで、という所要時間や開始予定時間が設けられています。

 

では、このメモに書いてある時間を忘れていたり、度外視して

仕事を進めたらどうなるでしょう?

まず、会議に出席できなくなり、会社に迷惑をかけてしまいますね。

次に客先訪問、も何時に、どこに行けばいいのかが分からなくなります。

 

結果、取引先にも迷惑をかけてしまいます。

激怒する男性

おたくの担当、約束忘れるとか

どういう神経してんだよ!?

と、激怒されること間違いなしですね・・・。

上司からもこっぴどく叱られてしまうでしょう。

 

以上の事から、優先順位をつけておくことがとても大事です。

 

期限を設ける

 

皆さんは仕事をしていてこんな経験ありませんか?

時間ある時でいいからこれやっといて

と先輩から言われて資料を渡される。

 

 

数日後・・・

頼んどいたあれ、終わってる?

 

 

いやいや、いつまでにやるよう言ってないやん!

みたいな事、ありませんか?

 

仕事、というのは直近の事だけではなく、

中長期的に取り組まなければならない事もあります。

 

3カ月で製品Aを黒字化する、とか半年で新規案件を10件獲得、とか。

今週中にレポートを提出するといったように多岐に渡ります。

 

いつまで、や何時まで、という期限が明確でない仕事に対して

『自分で仮に期限を決めてしまおう』というものです。

 

例えば、先ほど挙げた『今週中にレポート提出』という課題なら

提出が月曜日だから

木曜には大体終わらせて

金曜にもう一度見直して提出しよう

 

 

今週中であれば何曜日に出したって構わない訳です。

このように終わらせるイメージを持っておけば、上司や先輩に

あのレポート、どこまで終わってる?

いつまで出せる?

と聞かれても、どのくらい進んでいるのかがすぐに報告できますね。

 

 

進み具合が予定に対して遅れているなら、上司に報告して期限の延長や分からないところを聞くこともできます。

 

そうすることで、組織としてもスムーズに活動できますし

自分自身にとっても管理能力がつくのでプラスになります。

 

時間管理を継続するコツ

 

こんなこと始めたって続けられないよ・・・

と今からゆううつになっているあなた。

 

ご安心ください。

コツさえ押さえておけば継続するハードルを下げる事が出来ます!

 

そのコツとは

・シンプルで見やすく
・現実味のない予定は入れない
・細かすぎる予定は入れない
・計画通りに行かなくても自分を否定しない

 

この4つだけ意識すれば自然と身につくスキルです。

では順番に見ていきましょう!

シンプルで見やすく

 

可視化する、という部分で押さえておくコツになります。

可視化する目的は、『やるべきことを明確にする』事であり

『メモなどに書き出す』事ではありません。

 

可視化するときに

『必要な情報がすぐに引き出せるか?』という点を意識しながら

やってみてください。

 

現実味のない予定は入れない

 

予定を入れるときによくやりがちなのがこれ。

実際2時間はかかると思うけど

頑張れば1時間で終わるでしょ♬

 

 

僕も過去これでさんざん失敗したことがあります。

そうやって組んだ予定は『自分の能力で実現可能』でしょうか?

 

時間を半分にする、なら1人ではなく2人にするか?

終わらなかった時にどんな支障が出るか?

増員するとして誰が適任か?その人の予定は?

 

個人で何とかなる問題なら大きな支障にはなり得ません。

夏休みの宿題が終わらないとか。

 

ところが、仕事となるとそうはいきません。

お客様がいて、会社間で取引をしているからです。

あなた個人と取引しているわけではありませんから。

 

そんな状況になってしまえば、いろんな人に迷惑をかけてしまいます。

予定を立てて実行する前に、一度冷静になって考えてみてください。

 

細かすぎる予定は入れない

 

前述した『現実味のない計画』という意味と重複してしまいますが、

これもよくありがちですね。

 

〇時〇分にこれを終わらせたら

次の仕事を△分までに終わらせて・・・

 

これは失敗する典型的なパターンなのでやめましょう。

 

 

自分で立てた予定に対して、後から優先順位の高い仕事が割り込まれることもあります。

仕事を頼んでいた人が長期で休むことになってしまい、

自分でやらなければならなくなったとか。

 

細かくなればなるほど、自分でコントロールできない範囲や内容が増えていきます。

結果、そもそも予定通りに行かないという事態になりかねません。

 

 

予定を組む時は計画的に。

計画通りに行かなくても自己否定しない

 

ここまではこれはダメ、とお伝えしてきました。

ですが、このポイントを開設するにあたりはっきり言います。

 

『計画通りに行かなくても自分を責めなくていい』!!と。

 

普通の人がいきなり時間管理とか始めても思ったようにいきません。

また、前述したように自分ではコントロールできない部分もあるでしょう。

そこに一喜一憂していたのでは心も体も持ちません。逆にこう考えましょう。

 

『立てた予定のここはよかった!ここはこうすればもっとよくできる!』と。

 

うまくいかなかった、という事はのびしろがあるという事。

これからうまくやれるようになりますよ。

自信もっていきましょう!

 

オススメアプリ4選

 

とはいえ、紙に書いて予定を立てなさいなんて前時代的なことは言いません。

今はスマホという文明の利器がありますから!

という事で、初めて時間管理&スケジュール管理をしたいという方にお勧めのアプリを5つ紹介します。

1.スケジュールストリート

 

まずはこちらのアプリ。

オススメのポイントとしては

・スケジュールが大きくて見やすい

・機能がシンプルで使いやすい

・音声や写真でメモを残せるから予定と同期させやすい

下の画像は実際の起動画面になります。

(アプリ画像)

app store はこちらから

 

2.Lifebear

 

次に紹介するのは熊のアイコンが可愛いこちらのアプリ。

 

こちらのオススメポイントとしては

・有料だがスタンプの種類が豊富

・スケジュールのデザインが選べる

・シンプルな機能で使いやすい

下の画像はデザインの一部です。

 

(アプリ画像)

app storeはこちらから

 

3.Focusi

次はこちらのアプリ。

このアプリはスケジュールや時間を管理する、というよりは

タイマー的な意味合いが強いです。

 

このアプリは元来、スマホ依存症やついつい集中できない人向けに作られたアプリです。

それでもこのアプリをおススメするのは

・定刻になったらアラームが鳴って設定した時間をカウントし始める

・ちょっとしたコラムが乗っているので、モチベーションが下がりにくい

 

何か新しい事を始めたものの、なかなか続かない。

そんなあなたにオススメのアプリになっています。

下の画像はコラムページになっていて、タップすると3~4行ぐらいのコツが書いてあります。

 

(アプリ画像)

app store はこちらから 

 

4.超じぶん管理「リズムケア」

 

最後はこちらのアプリ。

こちらは記録アプリになります。

その設定項目は多岐に渡り、自分が管理したいものをカスタムすることが出来ます。

 

自分は読書時間やブログの更新、プログラミングの勉強時間の記録に使っています。

他にも体重や血圧等、日常的にやっている事の記録に使うとモチベーションが下がりにくくなります。

(アプリ画像)

app store はこちらから

 

まとめ

 

いかがでしたか?

 

時間管理は難しいものではなく、手軽に始めて身に付けられるスキルです。

 

今回の記事をまとめるとこんな感じになります。

 

・自分の管理能力が上がるので身に付ける必要がある

・期限、優先順位を決めて可視化してみる

・シンプルに見やすくする

・細かすぎる、現実味のない計画は立てない

・計画通りに進まない時こそ行動できた自分を褒める

 

是非、生活の一部に取り入れてみてはいかがでしょうか?

 

今回の記事はここまで。

また別な記事でお会いしましょう!

ではではっ!

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